Ovvero come non sprecarlo e non farti assorbire da esso…
Inizio col farti una domanda (che io mi pongo spesso, per la verità… 🙃).
Sai QUALI sono i tuoi obiettivi e COSA devi fare per centrarli.
Hai chiara la loro Importanza/Urgenza/Priorità.
Ora c’è da organizzare la tua mappa di attività.
La domanda è: DA DOVE inizi? E con quale criterio agisci?
Se per esempio iniziassi subito dalle attività che richiedono meno tempo,
quelle veloci/facili/meno importanti/tanto comunque prima o poi
le devi fare?
Ti togli il pensiero subito e senza grandi sforzi di concentrazione.
Finite quelle
– ragionevolmente in poco tempo –
passerai alle attività più impegnative,
ma a quel punto l’80% del tuo lavoro sarà fatto!
Questo approccio, ha un punto di forza evidente,
ma anche una debolezza/rischio.
Butto là le mie esperienze:
⇒ Il punto forte è che fare subito tante piccole cose,
può caricarmi di energia e grinta
per affrontare poi i compiti più gravosi col giusto piglio.
⇒ Il punto debole è che, quando arrivo alle cose impegnative,
non è certo avrò conservato la giusta concentrazione,
la giusta energia e
– conoscendo la mia pignoleria –
forse nemmeno… il giusto tempo?
E se invece iniziassi dalle attività più IMPEGNATIVE/DIFFICILI/LUNGHE, approfittando del fatto che sei fresco e riposato??
Affronti subito il compito più difficile della giornata,
il che può darti quella motivazione in più
per affrontare il resto delle attività in discesa!
E questo è un evidente punto di forza. Ma anche qui vedo un rischio, che è…
A te la risposta…
Photo by Natasha Fernandez from Pexels.com.
“Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo”
Cyril Northcote Parkinson
Allora non c’è dubbio che:
- Non c’è un criterio PIÙ o MENO GIUSTO per aggredire le attività
che ci porteranno ai nostri obiettivi
– a ognuno il suo metodo –
purché bandiamo il multitasking matto e disperatissimo
concentrandoci su pochi compiti alla volta.
⇒ (ma allora… il multitasking non esiste??? 😱, questa è un’altra storia, ne riparliamo, ok?
- Ma se decidiamo di seguire QUELL’ordine di priorità,
non c’è NOTIFICA di questa o quella chat,
RIPENSAMENTO o DISTRAZIONE, … che tenga! 😉
- durante la tua giornata lavorativa considera le giuste pause,
ascolta il tuo umore, la tua motivazione
e il grado di stanchezza del momento:
a volte incaponirsi su un problema a mente NON SGOMBRA, non porta a soluzione…
Time Management ai tempi della quarantena
🔰 TEMPO e TIME MANAGEMENT
🔰 IMPORTANZA, URGENZA o PRIORITÀ: Quando un OBIETTIVO è SMART? – Come leggo le PRIORITÀ tra le attività? Metodologie
Tra due giorni il prossimo capitolo.
Ma se vuoi saperne di più e subito, eccoti il mio intervento di giovedì 2 Aprile 2020 al live su Facebook di Liberi & Professionisti.
Le tecniche di gestione del tempo
Tecnica del pomodoro_Il Tempo misurato
Tendi a facilmente a deconcentrarti e ti accorgi che a volte non sei produttivo come vorresti?
Probabilmente non sai organizzare il tempo in base alla complessità del lavoro,
fatichi a “stimare” quanto ci impieghi a fare le cose
o le prendi troppo di petto,
buttandotici dentro senza una reale pianificazione.
La tecnica del pomodoro può venirti in auto.
Chi non ha un timer da cucina a forma di pomodoro a casa?
(IO NO 😂! Il mio è a forma di uovo, ma andrà bene lo stesso, via…)
Questa tecnica di organizzazione delle attività si basa su:
- una dichiarazione di intenti (da fare a INIZIO ATTIVITÀ):
cosa vuoi PORTARE A CASA A FINE giornata (SCRIVITELO!!!)?
- su una stringente MISURAZIONE del TEMPO necessario a svolgere/concludere ogni singola attività:
(puntando il timer-pomodoro sui 25 minuti)
quando suona a che punto del tuo lavoro sei arrivato?
E quanti “pomodori” da 25 minuti ti sono serviti per finirla, quell’attività?
Nel mezzo quante distrazioni/imprevisti hai dovuto gestire (dato da rilevare, e ancora una volta da SCRIVERE)?
La prossima volta potrai diminuire quel tempo?
- su un’organizzazione RIGIDA delle pause:
ogni 25 minuti, 5 minuti devono essere di pausa
- sulla RILEVAZIONE (una spunta su un foglio? un file? vedi tu…) delle ATTIVITÀ EFFETTIVE REALIZZATE (rispetto a quelle DA REALIZZARE stabilite a inizio giornata),
che faccia emergere: il tuo SFORZO/DURATE/IMPREVISTI&DISTRAZIONI/RISULTATI OTTENUTI
Penserai… che stress!
“Invece di fare,
starò lì a guardare il timer che ticchetta a ogni minuto…”
E invece no, fidati.
Forse all’inizio ti sembrerà di essere distratto, lento, …
Ma alla fine non ci farai caso.
E del resto, non è mica il timer dell’autodistruzione 😂
I benefici dimostrati dalla metodologia sono:
🔰 una miglior gestione del tempo,
🔰 una riduzione delle distrazioni, separando le attività tra loro,
e i momenti produttivi da quelli di svago,
🔰 una maggior padronanza della propria organizzazione,
🔰 una precisa percezione del tempo necessario a fare una cosa o l’altra.
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Il Timeboxing_Il Tempo incastonato
Tendi ad arrivare sempre all’ultimo? La deadline è un’ansia continua?
Devi importi di finire i tuoi tasks in tempi certi.
Il metodo consiste nell’allenarsi a svolgere ogni compito entro un tempo dato e fissato,
che può essere all’inizio di 10 minuti,
per poi aumentarlo in base alle complessità del lavoro (1 ora? 2 ore? …).
Alla base del metodo c’è la RIGIDITÀ nel rispetto dei tempi:
scaduto il tempo stabilito (i 10 minuti),
DEVI sospendere quella attività e dedicarti ad altro,
possibilmente qualcosa di DIVERSO
(così da poter recuperare energie e concentrazione).
Allenarsi a questa RIGIDITÀ ha molti benefici:
🔰 t’insegna a capire quanto ci metti a fare questo o quello
🔰 aumenta la concentrazione su quel compito nell’unità di tempo
🔰 limita le distrazioni
🔰 aumenta l’energia spendibile su quella data attività
🔰 migliora le capacità di temporizzare e stabilire le priorità
E se quell’attività non l’hai finita?
Ci tornerai poi.
Con maggior consapevolezza della deadline.
Ma lì per lì NON devi darti l’alibi del “dai, ancora 5 minuti… solo 5 minuti…”,
o non funzionerà!
Gestione del tempo Agile Results (e la regola del Tre)_Il Tempo step by step
Sai dove vuoi arrivare, ma non le fasi necessarie per farlo?
Sei una persona che rende al meglio se si focalizza sulla FINE
– cioè sul risultato –
ma non sei così “bravo” a capire quali attività è meglio fare?
Stabilisci 3 obiettivi da raggiungere:
entro l’anno – entro il mese – entro la settimana – entro il giorno.
Inizia a associare A OGNI ATTIVITÀ IL SUO RISULTATO,
così da LEGARE gli obiettivi tra loro:
per centrare l’obiettivo ANNUALE quali azioni dovrai spalmare nel mese?
Eccoti gli obiettivi del MESE.
Per centrare l’obiettivo MENSILE quali azioni dovrai spalmare nelle settimane?
Eccoti gli obiettivi della SETTIMANA.
Per centrare l’obiettivo SETTIMANALE quali azioni dovrai fare nella GIORNATA?
Ed eccoti gli obiettivi di GIORNATA.
Ora hai una bozza di pianificazione, né più né meno.
Ma come monitorarla?
Ancora con la regola del TRE applicata alla SETTIMANA
(quella settimanale è la periodicità ideale per centrare – ed eventualmente correggere – azioni e obiettivi FINALI, quelli MENSILI/ANNUALI)
- Ogni Lunedì ribadisci i tuoi 3 obiettivi settimanali
- Ogni Venerdì misura i risultati settimanali: cosa NON è andato bene?
- Ogni giorno stabilisci cosa vuoi portarti a casa come risultato del GIORNO
Questo metodo agisce molto forte anche sul piano motivazionale, perché puoi considerare OGNI Lunedì COME
UN NUOVO INIZIO!
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La “To Do list”_Il Tempo in elenco
La soluzione più semplice e accessibile?
Fare la lista delle cose DA FARE
Con un foglio di carta oppure usando la più sofisticata delle app,
crea il tuo elenco giornaliero “di cose da fare”
(stabilendo l’ordine di priorità, ricordi? 🙃).
PRIMA DI INIZIARE A LAVORARE: stabilisci delle regole comuni
NON controllare le mail ogni volta che arriva una notifica,
ma 2-3 volte al giorno, magari negli orari più tranquilli;
stabilisci le tue pause;
svolgi un compito alla volta;
spunta ogni attività FINITA, …
DOPO: a fine giornata controlla la tua Lista
- quante delle COSE DA FARE sono diventate FATTE?
Bravo/a! - E quante sono RIMASTE DA FARE?
Perché?
Analizza la tua giornata con onestà,
perché da qui trarrai la tua To Don’t List!
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